使い慣れたコミュニケーションツールである“電話”ですが
電話でのマナーというのは中々考えた事がないでよね。
特に面接というだけで不安や緊張もあるのに顔が見えない電話と
なると不安でいっぱいです。
今回はそんな面接での電話マナーについてご案内していきたいと思います。
面接で電話マナーのどちらが先に切る？
「電話って掛けた方が切るんですよね？」
そうですよね。
一般的には電話は掛けた方が先に切り、受けた方は
電話が切れた事が確認してから静かに受話器を
置いて電話を切るというのがマナーとなります。
だけど面接となるとちょっと変わってきます。
面接に関して電話対応をするシーンとしては
掛ける時
・アルバイトなどで面接募集をする時
・不明な点をお伺いする時
・急用で面接日時を変更して欲しいなど。
受ける時
・合否の連絡
・伝え忘れた事を確認する。
・日時変更の連絡など。
などが考えられます。
電話を受けた時は相手側が切れた事を確認して電話を静かに
切れば良いですが、電話を掛けた時は先に切っても良いのでしょうか？
面接となると、電話に出られた方は将来、上司や先輩になるかもしれない
方々です。
そういった方々の場合は電話を掛けても相手が切るのを確認してから
電話を切るのがマナーです。
電話を先に切ると“話を早く終わらせようとしている”と誤解を
招く事があります。
・中々お互いが電話を切ろうとしない場合
話が終わって無言の状態が続く事がありますよね。
「あれ？面接の時って相手が切るのを待つんだよね？」
「あら？電話は掛けた方が切るんだよね？」
お互いこのように思っているはずです。
割りとこの様なシーンは面接に限らず多いんですよね。
こういった場合は
「それでは失礼致します。」
もしくは
「お先に電話を切らせていただきます」
とお断りをいれて電話を切れば、失礼にならず電話を切る
タイミングを作る事ができます。
面接で電話した時相手が不在の場合
電話に出るのが担当者とは限りません。
「面接担当の○○様は御手透（おてすき）でしょうか？」
このような会話をした場合でも
“面接”なのか“説明会”なのかで対応が変わる場合が
あるので「どのようなご用件でしょうか？」と聞かれる場合があります。
そういった場合は
「説明会の予約をお願いしたくご連絡させて頂きました。」
「面接の予約をお願いしたくご連絡をさせて頂きました。」
「面接の日時変更をお願いしたくご連絡させて頂きました。」
このような簡潔な内容で大丈夫です。
・担当者が不在の場合
担当者の対応が仕事中になる為、不在であったり別件の対応で
あったりする場合があります。
そういった場合は
「戻りしだい連絡させて頂きます。」
と言われる場合が多いのですが
「○○時頃に戻りなる予定です。」
「本日は退社しました」
「本日はお休みを頂いております」
など言われる場合があります。
そういった場合は
「それでは改めてご連絡させて頂きます。」
と伝えます。
戻りになる時間が分かる場合が○○時頃に再度ご連絡を
させて頂きますと連絡する時間を伝えると更に良いですね。
面接で折り返しの電話はどれくらい空けるべき？
「只今不在です。」
と言われると
「いつ掛けたら良いんだろう？」
と悩みますよね。
電話切ってすぐ掛ける訳にもいかず
かといっても5分後に掛けるのも迷惑でしょうし。
外出中や別件での対応中などの担当者の対応時間も
変わってくると思いますが、時間が明確ではない場合は
時間を空けてから再度連絡させて頂いた方が良いでしょう。
別件の電話応対は“席を外している”という内容であれば
30分～１時間程、空けてからの連絡で良いかとおもいますが
外出や会議などであれば目安として１時間程空けてからが良いですが
外出中であればまだ戻っていない事もありますし
別件での対応であれば再度別件が入っている場合もありますので
時間に余裕をもって気長に待ちましょう。
また外出中や会議でも戻りの時間などがある程度分かる場合は
伝えられた時間より30分程時間に余裕をもって伝え連絡します。
外出の場合は戻って息の付く前に連絡がくるのもしんどいですし
会議中であれば予定より長引き事もあるからです。
「只今会議中ですので席を外しております。約１時間で戻ってくる予定です。」
「では約１時間半後の○○時頃に再度連絡させて頂きます」
とこのような感じで良いかと思います。
さいごに
面接で電話マナーのどちらが先に切る？
・先に切らず、相手が切るのを確認してから切ります。
・お互い切らない場合は
「それでは失礼致します。」
「お先に電話を切らせていただきます」
と伝え切ります。
面接で電話した時相手が不在の場合
・連絡した内容を簡潔に伝え再度連絡する旨を伝えます。
・折り返し連絡を頂ける場合にそれに応じます。
面接で折り返しの電話はどれくらい空けるべき？
・担当者の手が空く時間が分かる場合は戻る予定時間より30分程
時間に余裕をもって連絡します。
・担当者の戻る時間が不明確な場合は
席を外しているという場合は約30分～1時間後に再度連絡
私も面接官として電話応対を受ける事もありますが、電話での
声のトーンや元気があるハキハキした返事などはとても重要ですね。
面接だから緊張しているかもれませんが
“面接は一番頑張らないといけない”かと思います。
逆に面接で頑張れない方は仕事でも頑張れない人と思われてしまいますね。
こちらの記事でも、他の悩みをまとめています＾＾
参考になれば幸いです。
それではまた(´∀｀*)ﾉｼ ﾊﾞｲﾊﾞｲ
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